آموزش ثبت سفارش در دایرکت اینستاگرام با فرم خودکار

در این آموزش یک فرم سفارش خودکار در دایرکت اینستاگرام می‌سازید که مشتری را از «می‌خوام سفارش بدم» تا یک سفارش ثبت‌شده با کد پیگیری در پنل می‌برد. فرم محصول، رنگ و سایز، نام، شمارهٔ موبایل، روش ارسال، آدرس و رسید کارت‌به‌کارت را می‌گیرد و بقیه با شماست: تأیید پرداخت و ثبت کد رهگیری. ساختن و امتحان فرم، اگر محصولات از قبل ثبت شده باشند، حدود یک ساعت کار است.

این آموزش برای پیجی است که هر بار نام و شماره و آدرس را دستی می‌پرسد. ابزار کار «سازنده گفتگو» و صفحهٔ «سفارش‌ها» در پنل دایرکت‌فاست. روتین روزانهٔ رسیدگی به سفارش‌ها را در مدیریت سفارش‌های اینستاگرام بدون اکسل گفته‌ایم؛ اینجا خود فرم را می‌سازید و یک سفارش را تا ارسال جلو می‌برید.

منوی خوش‌آمد و ساختار کلی ربات در آموزش ساخت ربات دایرکت اینستاگرام بدون کدنویسی آمده است. دکمهٔ «ثبت سفارش» آن ربات به همین فرم وصل می‌شود.

پیش از شروع

• پیج حرفه‌ای اینستاگرام به پنل وصل باشد و «سازنده گفتگو» در پلن شما باشد. قفل کنار آن یعنی این بخش در پلن فعلی نیست؛ پلن‌ها در صفحهٔ قیمت‌ها آمده‌اند.
• محصولات در «محصولات و قیمت‌ها» با عکس، قیمت و موجودی ثبت شده باشند. برای رنگ و سایز، تیک «این محصول چند حالت دارد (مثل رنگ، سایز یا جنس)» را بزنید، گزینه‌ها را بنویسید و «ساخت ترکیب‌ها» را بزنید تا موجودی هر ترکیب جدا شود. جزئیات در راهنمای تصویری محصولات و قیمت‌ها است.
• روش‌های ارسال را در کارت «هزینه ارسال»، زیر «روش‌های ارسال (اختیاری)» با «افزودن روش ارسال» بسازید؛ مثلاً «پست پیشتاز» با «هزینهٔ ثابت»، و «تحویل حضوری». اگر این بخش را نمی‌بینید، هنوز برای پنل شما باز نشده است.
• شمارهٔ کارت و نام صاحب کارت را دم دست داشته باشید.
• یک حساب اینستاگرام دوم برای امتحان آماده کنید.

نقشهٔ فرم سفارش

ترتیب مهم است: محصول، روش ارسال، آدرس و آخر رسید، تا مبلغ کل پیش از رسید درست حساب شده باشد.

ساخت فرم سفارش، قدم‌به‌قدم

۱. سناریو را بسازید. در «سازنده گفتگو»، «سناریوی گفتگوی جدید» را بزنید و زیر «چه می‌خواهید بسازید؟» کارت «فروش کامل: انتخاب محصول، مبلغ و رسید» را انتخاب کنید. گام‌های آماده ساخته می‌شوند و متن‌ها را بعداً عوض می‌کنید.

اگر محصولی در پنل ثبت نکرده‌اید، کارت «فرم ثبت سفارش با چند سؤال» را بزنید؛ نام، شماره، شرح سفارش و آدرس را یکی‌یکی می‌پرسد. متن سؤال سفارش را مثلاً «چه مدل، رنگ و سایزی می‌خوای؟» کنید.

۲. گام محصول را تنظیم کنید. در گام «انتخاب محصول»، در «کدام محصولات نشان داده شوند؟» گزینهٔ «همهٔ محصولات فعال» را بزنید تا محصول تازه خودکار اضافه شود. کارت‌ها ده‌تا‌ده‌تا با عکس و قیمت روز می‌روند. تیک «بعد از انتخاب، تعداد را بپرسد (خاموش = همیشه ۱ عدد)» را بزنید. برای خرید چند محصول در یک سفارش، «سبد خرید: چند محصول در یک سفارش» تا ۸ قلم می‌گیرد؛ جزئیاتش در سبد خرید در دایرکت اینستاگرام آمده است.

محصولی که رنگ و سایز دارد، بعد از انتخاب، خودش می‌پرسد «رنگ را انتخاب کنید 👇» و فقط ترکیب‌های موجود را دکمه می‌کند. ترکیب ناموجود سفارش نمی‌گیرد.

۳. نام را بپرسید. در گام «سؤال»، متن «اسم و فامیل گیرنده رو بنویس 🙏» را بنویسید و در «جواب را با چه نامی نگه داریم؟» دکمهٔ «نام» را بزنید. از این به بعد {نام} در متن گام‌های بعد جای اسم مشتری می‌نشیند.

۴. شماره را با کنترل درستی بگیرید. متن گام را «شماره موبایلت رو بفرست 📞» بنویسید و نام جواب را «شماره تماس» بگذارید؛ متغیرش {تلفن} است، نه {شماره}. وقتی نام جواب «شماره تماس» است و متن گام شماره می‌خواهد، ربات جوابی را که شماره نیست قبول نمی‌کند و دوباره می‌پرسد. رقم فارسی و انگلیسی هر دو پذیرفته می‌شوند. دو سؤال را با یک نام نگه ندارید، چون جواب دوم جای اولی را می‌گیرد.

۵. روش ارسال را بگذارید. از ردیف «کارهای ویژه:» گام «انتخاب روش ارسال» را بزنید. روش‌ها با هزینه‌شان دکمه می‌شوند و هزینهٔ روش انتخابی خودکار به مبلغ سفارش اضافه می‌شود. با «تحویل حضوری» آدرس و کد پستی پرسیده نمی‌شود. تا روشی در «محصولات و قیمت‌ها» ننوشته‌اید، این گام بی‌صدا رد می‌شود.

۶. آدرس را بپرسید. گام «سؤال» با متن «آدرس کامل پستی با کد پستی رو بنویس 📦» و نام جواب «آدرس». اگر کد پستی را جدا می‌خواهید، یک سؤال دیگر با «کد پستی» بسازید ({کد_پستی}). مشتری‌ای که اینجا بپرسد «هزینه ارسال به اصفهان چقدره؟» این جمله به‌جای آدرس ثبت نمی‌شود؛ دستیار، اگر روشن باشد، جواب می‌دهد، وگرنه به مشتری گفته می‌شود همکارتان جواب می‌دهد. فرم منتظر آدرس می‌ماند.

۷. رسید را بگیرید و سفارش را ثبت کنید. این گام «گرفتن رسید پرداخت» است. متنش را این‌طور بنویسید: «خلاصهٔ سفارش: {اقلام} هزینهٔ ارسال: {هزینه_ارسال} مبلغ کل: {مبلغ} تومان. لطفاً به کارت [شمارهٔ کارت شما] به نام [نام صاحب کارت] واریز کنید و عکس رسید یا شمارهٔ پیگیری را همین‌جا بفرستید.» بعد «کارهای دیگر این گام: ثبت سفارش، کد تخفیف، یادآوری» را باز کنید و «این گام یک سفارش ثبت کند» را بزنید.

با این تنظیم، سفارش وقتی ثبت می‌شود که مشتری رسید را بفرستد و با دکمه‌های تأیید و رد در «سفارش‌ها» می‌آید. «پذیرش کد تخفیف» کدهای «کدهای تخفیف» را از مبلغ کم می‌کند. «یادآوری اگر مشتری جواب نداد» هم بعد از چند دقیقه (۱ تا ۱۳۸۰، پیش‌فرض ۶۰) متن شما را می‌فرستد و اگر مشتری زودتر جواب بدهد، لغو می‌شود.

۸. تشکر و کد پیگیری. آخرین گام یک «فقط پیام» است: «ممنون {نام} جان، رسیدت رسید ✅ کد پیگیری سفارشت: {کد_سفارش}». متغیر {کد_سفارش} را فقط در گامی بنویسید که بعد از ثبت سفارش می‌آید؛ در خود گام رسید هنوز کدی ساخته نشده و مشتری آکولاد می‌بیند.

۹. راه شروع و انصراف را بگذارید. در ردیف «شروع»، «وصل کردن به کلمهٔ کلیدی» را بزنید و کلمه‌های «سفارش، خرید» را با «کلمه جایی داخل پیام باشد» روی «پیام در دایرکت» و «ریپلای به استوری» بگذارید. دکمهٔ «ثبت سفارش» منوی ربات و دکمهٔ «ثبت سفارش» زیر کارت محصول در قانون‌ها هم می‌توانند همین فرم را شروع کنند. پایین سناریو، در «انصراف مشتری وسط گفتگو»، «دکمه‌ی انصراف روی سوال‌ها:» و «پیام خداحافظی هنگام انصراف:» را بنویسید. بعد در ردیف «روشن»، «روشن کردن» را بزنید.

۱۰. در شبیه‌ساز امتحان کنید. «امتحان در شبیه‌ساز» را بزنید، «دایرکت» را انتخاب کنید و بنویسید «می‌خوام سفارش بدم». یک شمارهٔ ناقص بنویسید تا ببینید دوباره پرسیده می‌شود، و در گام رسید دکمهٔ «ارسال عکس رسید» را بزنید. زیر گوشی «در حالت واقعی سفارش ثبت می‌شد» با محصول، هزینهٔ ارسال و مبلغ کل می‌آید، بی‌آنکه سفارش واقعی ساخته شود. همهٔ این گام‌ها با عکس در راهنمای تصویری سازنده گفتگو هستند.

بعد از ثبت: رسید، وضعیت و کد رهگیری

سفارش در «روزانه»، «سفارش‌ها» با مرحلهٔ «جدید» و پرداخت «رسید ارسال شده» می‌آید و در کادر «بررسی رسیدها» هم دیده می‌شود. موجودی کالا همان لحظهٔ ثبت کم شده است.

دایرکت‌فا پرداخت را خودکار تأیید نمی‌کند. مبلغ رسید را در حساب بانکی خودتان پیدا کنید و بعد «تأیید پرداخت» یا «رد رسید» را بزنید؛ هر دو به مشتری خبر می‌دهند. «رد رسید» گفتگو را به مرحلهٔ دریافت رسید برمی‌گرداند و موجودی را آزاد می‌کند. نشانه‌های رسید ساختگی را در تشخیص رسید جعلی کارت به کارت ببینید.

«تأیید پرداخت» فقط وضعیت پرداخت را عوض می‌کند. مرحله را خودتان جلو ببرید: در «تخته» دکمه‌های «تأیید سفارش»، «شروع آماده‌سازی»، «ثبت ارسال» و «تحویل شد» را بزنید یا کارت را بین ستون‌ها بکشید. با هر تغییر مرحله، یک پیام همراه کد پیگیری سفارش به مشتری می‌رود.

موقع «ثبت ارسال»، در «با چه شرکتی ارسال شد؟» شرکت را انتخاب کنید، کد رهگیری مرسوله را بنویسید و «ثبت ارسال و اطلاع به مشتری» را بزنید. برای پست، مشتری کد و لینک رهگیری سایت پست را می‌گیرد؛ برای بقیهٔ شرکت‌ها فقط کد. «ثبت دسته‌ای کد رهگیری» برای روزهای شلوغ است.

دو کد را با هم قاطی نکنید: «کد پیگیری» سفارش را پنل می‌سازد ({کد_سفارش})، «کد رهگیری» مرسوله را شرکت پست. «کپی لینک پیگیری» در صفحهٔ هر سفارش لینکی می‌دهد که مشتری با آن وضعیت را خودش می‌بیند. «خروجی اکسل» بالای صفحه هم فهرست سفارش‌ها را با همان فیلترهای فعلی می‌دهد. همهٔ امکانات مدیریت سفارش اینستاگرام در صفحهٔ خودش و مراحل با عکس در راهنمای تصویری سفارش‌ها آمده است.

پیامک به مشتری و خبر سفارش تازه برای شما

در «سفارش‌ها»، «اطلاع‌رسانی و پیگیری» را بزنید. زیر «کانال‌های اطلاع‌رسانی به مشتری» سه راه هست: «دایرکت اینستاگرام» (روشن؛ اگر پنجرهٔ ۲۴ ساعته بسته باشد، خبر در صف می‌ماند تا پیام بعدی مشتری)، «چت تلگرام» (روشن و همیشه فوری، برای مشتری‌های تلگرام و بله) و «پیامک» (از اول خاموش).

با روشن کردن «پیامک»، مشتری برای تأیید پرداخت، رد رسید، ارسال همراه کد رهگیری و بقیهٔ تغییر وضعیت‌ها پیامک هم می‌گیرد، حتی وقتی پنجرهٔ دایرکتش بسته است. پیامک فقط برای سفارشی می‌رود که شمارهٔ مشتری رویش باشد؛ برای همین گام شماره در فرم مهم است. متن پیامک‌ها ثابت است و اسم پیج اولش می‌آید، مثل «نام پیج | پرداخت سفارش … تأیید شد.». گزینه‌های پیامکی فقط در پلن‌هایی باز است که «اطلاع‌رسانی پیامکی» دارند.

برای خودتان، زیر «هشدار پیامکی به خود شما» تیک «سفارش جدید ثبت شد»، «رسید پرداخت جدید رسید» و اگر خواستید «گزارش پایان روز» (ساعت ۱۸ تا ۲۳) را بزنید، در «شماره دریافت هشدارها» شمارهٔ خودتان یا همکار بسته‌بندی را بنویسید و «ذخیره تنظیمات» را بزنید. هر کدام یک پیامک خرج دارد؛ راه بی‌هزینه، وصل کردن تلگرام یا بله در «اعلان‌ها» است. جزئیات با عکس در راهنمای تصویری پیامک و اطلاع‌رسانی است.

مثال کامل: یک سفارش از یک پیج پوشاک

ساعت ۱۰ شب، مشتری در دایرکت می‌نویسد «سلام، می‌خوام سفارش بدم». کلمهٔ «سفارش» در پیامش هست، پس قانون فرم را شروع می‌کند و کارت محصولات با عکس و قیمت می‌رسد. «تی‌شرت نخی» (۳۹۰ هزار تومان) را انتخاب می‌کند؛ ربات می‌پرسد «رنگ را انتخاب کنید 👇» و او «مشکی» را می‌زند، بعد سایز «L» را از میان سایزهای موجود. تعداد را «۲» می‌نویسد.

اسمش را می‌نویسد. برای شماره، «۰۹۱۲۳۴۵» را می‌فرستد؛ ربات می‌گوید شماره درست نرسیده و دوباره می‌پرسد. شمارهٔ کامل را می‌فرستد. از دکمه‌های ارسال «پست پیشتاز» را می‌زند و آدرس و کد پستی را می‌نویسد.

پیام رسید می‌رسد: دو تی‌شرت نخی، هزینهٔ ارسال ۸۰ هزار تومان و مبلغ کل ۸۶۰٬۰۰۰ تومان، با شمارهٔ کارت شما. پنج دقیقه بعد عکس رسید را می‌فرستد. سفارش ثبت می‌شود، پیام تشکر با کد پیگیری به او می‌رسد و رسید در «بررسی رسیدها» منتظر شماست.

صبح فردا، در «بررسی رسیدها» عکس را باز می‌کنید و همان مبلغ را در حساب بانکی پیدا می‌کنید. «تأیید پرداخت» را می‌زنید، بعد «تأیید سفارش» و «شروع آماده‌سازی». روز بعد بسته را به پست می‌دهید، «ثبت ارسال» را می‌زنید، «پست» را انتخاب می‌کنید و بارکد ۲۴ رقمی را می‌نویسید. مشتری از آن شب پیامی نداده و پنجرهٔ ۲۴ ساعته‌اش بسته است؛ پیام ارسال در صف می‌ماند، ولی چون «پیامک» روشن است، کد رهگیری همان لحظه با پیامک به او می‌رسد.

اگر سفارش درست ثبت نشد

آنچه این فرم انجام نمی‌دهد

• تأیید خودکار پرداخت ندارد. فرم رسید را می‌گیرد و به سفارش می‌چسباند؛ تأیید پول همیشه با شماست.
• خارج از ۲۴ ساعت پیام نمی‌فرستد. اینستاگرام به برنامه‌ها فقط تا ۲۴ ساعت بعد از آخرین پیام مشتری اجازهٔ ارسال می‌دهد. خبرهای سفارش بعد از آن در صف می‌مانند؛ پیامک و ربات تلگرام این محدودیت را ندارند.
• گفتگو را شروع نمی‌کند. فرم فقط با پیام، کامنت یا دکمهٔ خود مشتری شروع می‌شود.
• کامنت‌گذار یک پیام می‌گیرد. اینستاگرام به کسی که فقط کامنت گذاشته یک پیام خصوصی اجازه می‌دهد؛ اگر فرم را از کامنت شروع می‌کنید، متن گام اول را کوتاه بنویسید تا روی کارت جا شود، و شمارهٔ کارت را هرگز در این پیام اول نگذارید.
• متن خبرهای وضعیت ثابت است. انتخاب راه رسیدن خبر با شماست، متن آن نه.

فرم‌های دیگر، مثل رزرو و پرسش‌نامه، در صفحهٔ فرم‌ساز دایرکت آمده‌اند.

سؤال‌های پرتکرار دربارهٔ ثبت سفارش در دایرکت

بدون ثبت محصول در پنل هم می‌شود سفارش دایرکتی گرفت؟

بله. کارت «فرم ثبت سفارش با چند سؤال» نام، شماره، شرح سفارش و آدرس را می‌پرسد و با «این گام یک سفارش ثبت کند» سفارش را در «سفارش‌ها» ثبت می‌کند. فقط مبلغ و موجودی خودکار حساب نمی‌شوند.

پرداخت کارت‌به‌کارت خودکار تأیید می‌شود؟

نه. فرم رسید را می‌گیرد و سفارش را «رسید ارسال شده» می‌کند؛ شما مبلغ را در حساب بانکی می‌بینید و «تأیید پرداخت» را می‌زنید.

جواب‌های مشتری در فرم کجا ذخیره می‌شود؟

نام، شماره و آدرس روی سفارش می‌نشینند و جواب هر سؤال در «سرنخ‌ها و شماره‌ها»، پروندهٔ همان مشتری، قسمت «پاسخ‌ها» هم دیده می‌شود.

یک سفارش کامل چقدر از سهمیهٔ دایرکت کم می‌کند؟

معمولاً یک واحد: همان پیام اولی که قانون می‌فرستد. گام‌های بعدی، زدن دکمه‌ها و خبرهای وضعیت سفارش در دایرکت رایگان‌اند؛ هر پیامک از اعتبار پیامک کم می‌شود.

مشتری بعد از سفارش اول، دوباره سفارش بدهد چه می‌شود؟

بعد از ثبت هر سفارش، نام و شماره نگه داشته می‌شوند و بقیهٔ جواب‌ها پاک می‌شوند تا سفارش بعدی تمیز شروع شود.

مشتری وسط فرم پشیمان شد؛ سفارش نیمه‌کاره ثبت می‌شود؟

نه. با دکمهٔ انصراف یا نوشتن «لغو»، «انصراف»، «کنسل»، «بیخیال» یا «خروج» از فرم بیرون می‌آید و پیام خداحافظی را می‌گیرد. سفارشی که پیش‌تر ثبت شده باشد سر جایش می‌ماند.

منبع‌ها: Meta for Developers: Messaging API و پنجرهٔ ۲۴ ساعته، Meta for Developers: Private Replies