مدیریت سفارشات اینستاگرام بدون اکسل؛ از رسید تا ارسال

مدیریت سفارشات اینستاگرام یعنی هر سفارش از ثبت تا تحویل یک وضعیت روشن داشته باشد و همیشه بدانید نوبت کیست: رسید را چک کنید، بسته را آماده کنید یا کد رهگیری بفرستید. برای چند سفارش در هفته، دفتر یا اکسل کافی است؛ وقتی سفارش‌ها روزانه شد، سفارش تکراری، رسید گم‌شده و بستهٔ جابه‌جا از همان‌جا شروع می‌شود. این راهنما چرخهٔ وضعیت‌ها، بررسی رسید کارت‌به‌کارت، ثبت کد رهگیری، پیام هر مرحله و یک روتین روزانه را توضیح می‌دهد.

چرخهٔ سفارش: هر وضعیت یعنی نوبت چه کسی؟

هر سفارش دو وضعیت جدا دارد: وضعیت سفارش، یعنی کجای مسیر است، و وضعیت پرداخت، یعنی پول رسیده یا نه. این دو را جدا نگه دارید تا «فکر کردم پولش آمده» پیش نیاید.

وضعیت پرداخت هم چهار حالت دارد: پرداخت نشده، رسید ارسال شده، پرداخت تأیید شده و رسید رد شده. سفارش «جدید» با پرداخت «رسید ارسال شده» یعنی نوبت شماست که پول را چک کنید.

بررسی رسید کارت‌به‌کارت در چهار نگاه

رسید عکس است، نه پول. پیش از تأیید، این چهار را با اپ بانک یا گردش حساب خودتان تطبیق بدهید:

1. مبلغ: دقیقاً برابر جمع سفارش، نه نزدیک به آن.
2. تاریخ و ساعت: با زمان گفتگو جور باشد؛ رسیدی که تاریخش مال روزها پیش است، زنگ خطر است.
3. چهار رقم آخر کارت پرداخت‌کننده: با واریزی که در حساب می‌بینید بخواند.
4. شماره پیگیری: همان عدد را در گردش حساب پیدا کنید.

تا واریز را در حساب خودتان ندیده‌اید، «پرداخت تأیید شده» نزنید. نشانه‌های رسید جعلی را در دریافت پول از مشتری اینستاگرامی نوشته‌ایم.

در دایرکت‌فا عکس رسید کنار خود سفارش ذخیره می‌شود و همهٔ رسیدهای منتظر در بخش «بررسی رسیدها» کنار هم می‌آیند. دستیار (بسته به پلن) عکس را می‌خواند و مبلغ، تاریخ، چهار رقم آخر کارت و شماره پیگیری را کنارش می‌نویسد و اگر مبلغ با سفارش نخواند، هشدار می‌دهد: «مبلغ رسید با مبلغ سفارش یکی نیست».

بیعانه و موجودی؛ دو حسابی که نباید قاطی شود

برای کیک، کار سفارشی و سفارش‌های گران، بیعانه بگیرید و مانده را هنگام تحویل. عددش را روی خود سفارش ثبت کنید، نه در یادداشت گوشی، تا فاکتور بیعانه و مانده را جدا نشان بدهد و پیک بداند چقدر بگیرد. در دایرکت‌فا وقتی مانده‌ای باقی است، روی برچسب بسته کادر «مبلغ قابل دریافت هنگام تحویل» چاپ می‌شود.

موجودی را با هر سفارش کم کنید، نه آخر هفته؛ کالایی که فروخته شده ولی در کاتالوگ هنوز «موجود» است، دوباره فروخته می‌شود. در دایرکت‌فا موجودی هر محصول، و هر رنگ و سایزش، با هر سفارش کسر می‌شود و محصول تمام‌شده خودکار از کاتالوگ گفتگو کنار می‌رود. سیستم کامل انبار در انبارداری برای فروشگاه اینستاگرامی آمده است.

ثبت کد رهگیری سفارش بدون تایپ کد سفارش

روز ارسال، کار را دسته‌ای کنید، نه بسته‌به‌بسته:

1. سفارش‌های «تأیید شده» و «در حال آماده‌سازی» را یک‌جا ببینید.
2. برای همه برچسب چاپ کنید و پشت سر هم بسته‌بندی کنید.
3. بعد از تحویل به پست یا پیک، کد رهگیری هر مرسوله را جلوی اسم همان خریدار بنویسید.
4. به همه یک‌جا خبر بدهید: شرکت حمل، کد رهگیری و کد سفارش.

در دایرکت‌فا برگهٔ «ثبت دسته‌ای کد رهگیری» همین است: سفارش‌های تأییدشده و در حال آماده‌سازی را با اسم خریدار زیر کد هر سفارش فهرست می‌کند و جلوی هرکدام یک خانه برای کد رهگیری دارد؛ کد سفارش تایپ نمی‌شود و شرکت حمل (پست، تیپاکس، ماهکس، دکاپست، چاپار، پیک یا سایر) با یک لمس انتخاب می‌شود. با ثبت کد، سفارش «ارسال شده» می‌شود و مشتری پیام ارسال را با شرکت حمل، کد رهگیری و کد سفارش می‌گیرد؛ اگر با پست فرستاده باشید، لینک رهگیری خود پست هم در پیام هست. تغییر وضعیت گروهی، ثبت دسته‌ای کد و چاپ برچسب بسته به پلن است (صفحهٔ قیمت‌ها). انتخاب شرکت حمل را در بسته‌بندی و ارسال سفارش‌های اینستاگرامی گفته‌ایم.

پیام هر وضعیت به مشتری: دایرکت و پیامک

مشتری‌ای که خبر دارد، «سفارشم چی شد؟» نمی‌پرسد. در دایرکت‌فا هر تغییر وضعیت می‌تواند پیام خودش را خودکار بفرستد، مثل «سفارش شما تأیید شد ✅» همراه کد پیگیری سفارش.

یک محدودیت: دایرکت فقط تا ۲۴ ساعت بعد از آخرین پیام خود مشتری فرستادنی است و بسته‌ای که چند روز بعد ارسال می‌شود، معمولاً بیرون این پنجره است. برای همین پیامک وضعیت ارزش دارد؛ پیامک به مشتری کلیدی است که خودتان روشن می‌کنید (بسته به پلن). هشدار پیامکی سفارش و رسید تازه هم برای خود شما می‌آید تا مدام پنل را نگاه نکنید. متن‌های کوتاه پیامک را در پیامک تراکنشی برای فروشگاه اینستاگرامی آورده‌ایم.

لینک صفحهٔ پیگیری هر سفارش، که به فاکتور فروش همان سفارش هم می‌رسد، از جزئیات سفارش کپی می‌شود تا خودتان برای مشتری بفرستید. اگر هم مشتری کد پیگیری سفارشش را در دایرکت بفرستد، جواب خودکار وضعیت را همراه لینک «پیگیری آنلاین و فاکتور» می‌گیرد.

روتین روزانهٔ مدیریت سفارش

هر بخش روز یک کار دارد و یک عدد که آخرش باید صفر شود:

یک عدد دیگر هم صفر نمی‌شود ولی باید پایین بماند: سفارش‌های لغوشده. اگر بالا رفت، ببینید مشتری کجای مسیر می‌ریزد؛ هزینهٔ ارسالی که دیر گفته شد، تأیید دیر یا کالایی که بعد از پرداخت ناموجود درآمد. اگر سفارش‌های منتظر ارسال از توان روزتان بیشتر شد، زمان آماده‌سازی را در هایلایت واقعی کنید. بقیهٔ کارهای روزانهٔ پیج در چک‌لیست روزانه و هفتگی پیج فروشگاهی آمده است.

کِی اکسل و دفتر هنوز کافی است؟

اگر هفته‌ای چند سفارش دارید و همه را خودتان جواب می‌دهید، یک جدول با ستون‌های کد سفارش، اسم، مبلغ، وضعیت پرداخت، وضعیت ارسال و کد رهگیری کافی است و لازم نیست برای نرم‌افزار پول بدهید. اکسل از جایی می‌شکند که سفارش‌ها روزانه شد یا بیش از یک نفر کار می‌کند:

• سفارش تکراری: مشتری فرم را دو بار می‌فرستد و دو ردیف ثبت می‌شود.
• گفتگوی گم‌شده: آدرس در پیامی مانده که دیگر پیدایش نمی‌کنید؛ چرا سفارش‌ها در دایرکت گم می‌شوند.
• بستهٔ جابه‌جا: برچسب دست‌نویس روی بستهٔ دیگری می‌رود.
• جدول جلوتر از مشتری: در جدول «ارسال شده» است ولی به مشتری خبری نرسیده.

نشانهٔ روشن: وقتی بیشتر وقتتان صرف پیدا کردن اطلاعات می‌شود تا فرستادن بسته، وقت ابزار است. در دایرکت‌فا سفارش‌های ربات تلگرام هم در همین پنل می‌نشیند؛ فهرست امکانات در صفحهٔ امکانات است.

جمع‌بندی

هر سفارش را با دو وضعیت جلو ببرید، سفارش و پرداخت، و هیچ رسیدی را پیش از دیدن پول در حساب تأیید نکنید. کدهای رهگیری را دسته‌ای و همان روز بفرستید و برای خبرهای بیرون از پنجرهٔ ۲۴ ساعته پیامک داشته باشید. تا سفارش‌ها کم است اکسل کافی است؛ از وقتی گشتن جای کار را گرفت، ابزار بیاورید.

سوال‌های پرتکرار دربارهٔ مدیریت سفارشات اینستاگرام

بهترین نرم‌افزار مدیریت سفارشات اینستاگرام کدام است؟

نرم‌افزاری که سفارش را از خود دایرکت ثبت کند، رسید را کنار سفارش نگه دارد، با هر تغییر وضعیت به مشتری خبر بدهد و کد رهگیری را دسته‌ای بگیرد. دایرکت‌فا دورهٔ رایگان دارد؛ بعد از آن اشتراک ماهانه است و جزئیاتش در صفحهٔ قیمت‌ها آمده است.

رسید کارت‌به‌کارت را چطور بررسی کنیم که جعلی نباشد؟

مبلغ، تاریخ و ساعت، چهار رقم آخر کارت و شماره پیگیری را با اپ بانک یا گردش حساب خودتان تطبیق بدهید. تا واریز را در حساب ندیده‌اید، سفارش را پرداخت‌شده حساب نکنید؛ هیچ عکسی جای این نگاه را نمی‌گیرد.

مشتری می‌گوید سفارشم نرسیده؛ چه کنیم؟

اول کد رهگیری را در سامانهٔ همان شرکت حمل ببینید و وضعیتش را برای مشتری بفرستید. اگر مرسوله گیر کرده، پیگیری با شرکت حمل کار شماست، نه مشتری؛ تا تکلیفش روشن نشده، سفارش را «تحویل شده» نزنید.

همکارم هم می‌تواند سفارش‌ها را مدیریت کند؟

بله، با حساب جدا. در دایرکت‌فا (بسته به پلن) اکانت اپراتور می‌سازید و تعیین می‌کنید کدام بخش‌ها و کدام پیج‌ها را ببیند و فقط ببیند یا تغییر هم بدهد؛ لازم نیست رمز حساب خودتان را به کسی بدهید.