دسترسی دادن به ادمین اینستاگرام؛ روش رسمی بدون رمز پیج

برای دسترسی دادن به ادمین اینستاگرام لازم نیست رمز پیج را به کسی بدهید. راه رسمی این است که پیج در متا بیزینس سوئیت (Meta Business Suite) باشد؛ از «تنظیمات» به بخش «افراد» بروید، همکارتان را با ایمیل خودش دعوت کنید و فقط همان دسترسی‌ای را روشن کنید که برای کارش لازم است، مثلاً فقط پیام‌ها. او با حساب خودش وارد می‌شود و هر وقت بخواهید، دسترسی‌اش را با چند کلیک پس می‌گیرید.

بیشتر پیج‌های فروشگاهی روزی به این نقطه می‌رسند: دایرکت‌ها از دست صاحب پیج در رفته، یک نفر برای جواب دادن یا تولید محتوا آمده و سؤال این است که کار را چطور به او بسپارید که پیج همچنان مال خودتان بماند. این راهنما روش رسمی متا را قدم‌به‌قدم توضیح می‌دهد، می‌گوید هر گزینهٔ دسترسی دقیقاً چه اجازه‌ای می‌دهد و پایان همکاری را چطور بی‌دردسر ببندید.

چرا دادن رمز پیج به ادمین اشتباه است

رمز پیج یعنی همه‌چیز پیج. کسی که رمز را دارد، فقط پست نمی‌گذارد؛ می‌تواند ایمیل و شمارهٔ پیج را عوض کند و از آن لحظه، بازگرداندن پیج کار شما نیست، کار پشتیبانی اینستاگرام است. سه مشکل دیگر هم هست:

• کد ورود دومرحله‌ای. یا هر بار باید کد تأیید را برای ادمین بفرستید، یا او ورود دومرحله‌ای را روی گوشی خودش تنظیم می‌کند؛ یعنی کلید پیج عملاً دست او می‌افتد.
• همه‌چیز یا هیچ‌چیز. با رمز نمی‌شود گفت «فقط دایرکت‌ها». ادمینی که فقط باید جواب مشتری را بدهد، به تنظیمات، تبلیغات و حذف پست هم دسترسی دارد.
• پایان همکاری. وقتی همکاری تمام می‌شود باید رمز را عوض کنید، از همهٔ دستگاه‌ها خارج شوید و امیدوار باشید ایمیل یا شمارهٔ بازیابی عوض نشده باشد.

اگر پیج قبلاً با رمز دست کسی بوده، اول راهنمای امنیت پیج اینستاگرام را ببینید. اگر دسترسی پیج را از دست داده‌اید، بازگرداندن پیج هک‌شده قدم‌های بازیابی را دارد.

پیش از شروع چه چیزهایی لازم است

سه چیز را آماده کنید:

1. حساب حرفه‌ای. پیج باید حساب Business یا Creator باشد. اگر هنوز شخصی است، تبدیل پیج اینستاگرام به بیزینس را ببینید.
2. پیج در متا بیزینس سوئیت. پیج اینستاگرام باید به متا بیزینس سوئیت وصل باشد. اگر هنوز وصل نیست، از سایت business.facebook.com یا اپ Meta Business Suite وارد شوید و پیج اینستاگرام را اضافه کنید.
3. ایمیل همکار. دعوت با ایمیل فرستاده می‌شود؛ ایمیلی را بگیرید که همکار واقعاً به آن دسترسی دارد.

یک نکتهٔ عملی: صفحه‌های متا فقط روی اینترنتی باز می‌شوند که خود اینستاگرام هم روی آن کار می‌کند؛ اگر صفحهٔ بیزینس سوئیت باز نشد، مشکل از اتصال است، نه از پیج.

روش رسمی: اضافه کردن ادمین در متا بیزینس سوئیت

نام دقیق دکمه‌ها در نسخه‌های فارسی و انگلیسی و در به‌روزرسانی‌های متا کمی فرق می‌کند؛ ترتیب کار همین است.

از کامپیوتر

1. به business.facebook.com بروید و اگر چند کسب‌وکار دارید، کسب‌وکاری را انتخاب کنید که پیج در آن است.
2. «تنظیمات» (Settings) را باز کنید و به بخش «افراد» (People) بروید.
3. «افزودن افراد» یا «دعوت از افراد» را بزنید و ایمیل همکار را بنویسید.
4. دسترسی او به خودِ کسب‌وکار را «پایه» یا «کارمند» بگذارید، نه «کنترل کامل»؛ کنترل کامل کسب‌وکار یعنی اجازهٔ مدیریت افراد و همهٔ دارایی‌ها.
5. در مرحلهٔ دارایی‌ها، «حساب‌های اینستاگرام» را انتخاب کنید، پیج را تیک بزنید و از میان گزینه‌های دسترسی فقط موارد لازم را روشن کنید (جدول بخش بعد).
6. دعوت را بفرستید. دسترسی از لحظه‌ای شروع می‌شود که همکار دعوت را قبول کند.

از گوشی

اپ Meta Business Suite هم در «تنظیمات» گزینهٔ افزودن افراد را دارد، اما چیدمان منوهای اپ زیاد عوض می‌شود. اگر گزینه را پیدا نکردید، همین کار را در مرورگر گوشی با نسخهٔ دسکتاپ سایت انجام دهید؛ مراحل همان مراحل بالاست.

ادمین دعوت را چطور قبول می‌کند و از کجا جواب می‌دهد

همکار ایمیل دعوت را باز می‌کند و با حساب متای خودش وارد می‌شود؛ اگر حسابی نداشته باشد، متا هنگام قبول دعوت ساختنش را می‌خواهد. بعد از قبول دعوت، او پیج را در بیزینس سوئیت خودش می‌بیند و به دایرکت‌ها و کامنت‌ها از «صندوق ورودی» همان‌جا جواب می‌دهد، نه از اپ اینستاگرام. اپ اینستاگرام فقط با ورود به خود پیج کار می‌کند و این همان چیزی است که نمی‌خواهید.

دسترسی محدود یا کامل؟ هر گزینه چه اجازه‌ای می‌دهد

متا برای حساب اینستاگرام چند گزینهٔ جدا دارد که می‌توانید تک‌تک روشن کنید. معنی هرکدام:

ترکیب‌های رایج برای یک فروشگاه اینستاگرامی:

• پاسخ‌گوی دایرکت و کامنت: پیام‌ها + فعالیت مخاطبان.
• ادمین محتوا: محتوا + آمار.
• مسئول تبلیغات: تبلیغات + آمار.
• ناظر یا مشاور: فقط آمار.

قاعدهٔ ساده این است: از کمترین دسترسی شروع کنید و فقط وقتی کاری واقعاً گیر کرد، گزینهٔ دیگری اضافه کنید. اضافه کردن دسترسی یک دقیقه طول می‌کشد؛ جبران دسترسی اضافه گاهی ماه‌ها.

ادمین با دسترسی محدود چه کارهایی را نمی‌تواند انجام دهد

رمز، ایمیل و شمارهٔ پیج در «مرکز حساب‌ها»ی خود اینستاگرام تنظیم می‌شوند و با دسترسی بیزینس سوئیت در دست ادمین نیستند. ادمینی که کنترل کامل ندارد، نمی‌تواند آدم تازه‌ای به کسب‌وکار اضافه کند یا دسترسی دیگران را تغییر دهد. هر گزینه‌ای را هم که روشن نکرده باشید، در بیزینس سوئیت او اصلاً دیده نمی‌شود؛ مثلاً ادمین پیام‌ها بخش تبلیغات را نمی‌بیند.

همین مرز است که دسترسی محدود را از دادن رمز امن‌تر می‌کند: بدترین کاری که یک ادمین پیام‌ها می‌تواند بکند، جواب بد به یک مشتری است، نه بیرون کردن شما از پیج.

پس گرفتن یا تغییر دسترسی ادمین

برای تغییر یا حذف دسترسی، در بیزینس سوئیت به «تنظیمات» و بعد «افراد» بروید، اسم همکار را بزنید و دسترسی‌هایش را عوض کنید یا او را حذف کنید. تغییر فوراً اعمال می‌شود.

اگر همکار قبلاً رمز پیج را هم داشته، حذف از بیزینس سوئیت کافی نیست. این چهار کار را همان روز انجام دهید:

1. رمز پیج را عوض کنید.
2. در مرکز حساب‌ها، از بخش رمز و امنیت، فهرست دستگاه‌هایی را که با پیج وارد شده‌اند ببینید و از همه به‌جز دستگاه خودتان خارج شوید.
3. ورود دومرحله‌ای را دوباره تنظیم کنید و ایمیل و شمارهٔ بازیابی را بررسی کنید که مال خودتان باشد.
4. اگر در ابزارهای دیگر، مثل پنل پاسخ خودکار، حساب جداگانه داشته، آن را هم تعلیق یا حذف کنید.

وقتی همکار فقط باید دایرکت و سفارش‌ها را جواب بدهد

دسترسی متا برای کار با خود اینستاگرام ساخته شده است. اگر کار همکار شما جواب دادن به مشتری، ثبت سفارش و پیگیری رسیدها است، اپراتور دایرکت‌فا برای همین کار طراحی شده و رمز پیج در آن هم رد و بدل نمی‌شود:

• همکار با شمارهٔ موبایل خودش و کد پیامکی وارد پنل می‌شود.
• شش نقش آماده دارد، مثل «پاسخ‌گوی دایرکت و کامنت» و «مسئول سفارش و ارسال»، که بعداً هم قابل تغییرند.
• برای هر بخش یکی از سه سطح «بدون دسترسی»، «فقط دیدن» یا «کامل» را تعیین می‌کنید.
• چهار کار حساس کلید جدا دارند: «دیدن شمارهٔ مشتری‌ها»، «تأیید پرداخت»، «حذف» و «خروجی اکسل». با کلید خاموش، شماره‌ها برای او پوشیده نشان داده می‌شوند.
• می‌توانید او را به پیج‌های مشخص محدود کنید و هر وقت لازم شد، «تعلیق موقت» یا «خروج از همهٔ دستگاه‌ها» را بزنید.
• هر تغییری که اپراتور فرستاده، در کارنامهٔ ۹۰ روزه ثبت می‌شود.
• مالی، اشتراک، اتصال پیج و تیکت‌های پشتیبانی همیشه فقط دست صاحب حساب است.

تعداد اپراتورها به پلن بستگی دارد و در صفحهٔ قیمت‌ها آمده است؛ راهنمای کامل ساختن اپراتور هم در راهنمای هم‌تیمی‌ها و اپراتورها است. برای اینکه چند نفر بدون تداخل روی یک صندوق دایرکت کار کنند، صندوق دایرکت تیمی را ببینید. یک محدودیت را هم بدانید: قانون ۲۴ ساعتهٔ متا برای همه یکی است و از پنل هم فقط به کسی می‌شود جواب داد که در ۲۴ ساعت گذشته پیام داده باشد.

مقایسه: رمز پیج، دسترسی متا یا اپراتور دایرکت‌فا

اگر ادمین شما هم محتوا می‌سازد و هم به مشتری‌ها جواب می‌دهد، دو روش با هم کار می‌کنند: دسترسی «محتوا» در متا برای پست و استوری، و اپراتور دایرکت‌فا برای دایرکت، سفارش و پیگیری.

قرارداد و تحویل دسترسی‌ها

دسترسی دادن فقط بخش فنی کار است. پیش از شروع، در قرارداد بنویسید ادمین با کدام حساب و ابزار کار می‌کند، چه چیزی را بدون هماهنگی منتشر نمی‌کند و در پایان همکاری چه چیزهایی را تحویل می‌دهد. نمونهٔ بندهای این قرارداد در قرارداد ادمین اینستاگرام آمده است. اگر هنوز در مرحلهٔ انتخاب ادمین هستید، استخدام ادمین اینستاگرام می‌گوید چه وقت به ادمین نیاز دارید و کارش را چطور بسنجید.

سوال‌های پرتکرار

ادمین با دسترسی محدود می‌تواند رمز پیج را عوض کند؟

نه. رمز، ایمیل و شمارهٔ پیج در تنظیمات خود حساب اینستاگرام‌اند و دسترسی بیزینس سوئیت، حتی با همهٔ گزینه‌های محدود، به آن‌ها نمی‌رسد. فقط کسی که با رمز وارد خود پیج شود به این تنظیمات دسترسی دارد.

برای قبول دعوت حتماً حساب فیس‌بوک لازم است؟

همکار باید با یک حساب متا وارد بیزینس سوئیت شود. اگر حساب ندارد، متا هنگام قبول دعوت ساختنش را می‌خواهد. این حساب مال خود همکار است و ربطی به پیج شما ندارد.

ادمین قبلی هنوز رمز پیج را دارد؛ چه کنم؟

رمز را عوض کنید، از همهٔ دستگاه‌های دیگر خارج شوید، ورود دومرحله‌ای و ایمیل و شمارهٔ بازیابی را بررسی کنید و او را از بیزینس سوئیت و ابزارهای دیگر هم حذف کنید. ترتیب مهم است: اول رمز، بعد بقیه.

ادمین دایرکت‌ها را در اپ اینستاگرام هم می‌بیند؟

نه. با دسترسی بیزینس سوئیت، دایرکت‌ها را در صندوق ورودی بیزینس سوئیت می‌بیند و همان‌جا جواب می‌دهد. اپ اینستاگرام فقط با ورود به خود پیج کار می‌کند.